Как оформляются суточные в авансовом отчете

Содержание

Заполняем авансовый отчет по командировке

Как оформляются суточные в авансовом отчете

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

Обязателен ли?

Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.

Правовые акты:

  • Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
  • Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)

Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

  • перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
  • подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.

Как заполнить авансовый отчет о командировке 2020?

Отчет о командировке — это завершающий этап всей процедуры: от составления приказа на отправление до возвращения сотрудника.

Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

Требования к документу

Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

Авансовый отчет-ao-1

Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

Форма и разделы

Как правильно заполнить:

  • Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
  • Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Образец заполнения (пример)

Пример оформления авансового отчета по командировке 2020:

Пример заполнения авансового отчета

Кто подписывает и согласовывает?

Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

Сроки сдачи

После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

Сопроводительные документы

Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:

  • Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
  • Чеки, квитанции, подтверждающие плату за проживание в командировке.
  • Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
  • Отчет о выполненной командировке, утвержденный руководителем.
  •  Другие расходы, связанные с командировкой.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.

Наиболее часто встречающийся – кассовый чек. 

Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.

Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:

  • Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
  • Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
  • Бланки строгой отчетности. На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.

Проводки

Далее будут использованы счета:

  • 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
  • 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
  • 51 – «расчетный счет»;
  • 50 – «касса»;
  • 94 – «недостачи и потери предприятия».

Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

  • При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
  • При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
  • Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
  • Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
  • При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
  • В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.

Нюансы составления при командировке за границу

Оформление сотрудника в заграничную командировку процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

  • Суточные. Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
  • Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
  • Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
  • Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
  • Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/avansovyj-otchet-po-komandirovke/

Оформление суточных в авансовом отчете

Как оформляются суточные в авансовом отчете

» Бухгалтеру » Авансовый отчет суточные

Вернуться назад на Авансовый отчет

В числе командировочных расходов, выплачиваемых работнику авансом, присутствует и такой пункт, как суточные.

Это своего рода «карманные деньги» командированного, которые он тратит на пропитание и прочие мелочи, которые довольно трудно или невозможно подтвердить документально.

Действительно, суточные являются единственным видом командировочных расходов, который работник не обязан подтверждать первичными документами.

Авансовый отчет — форма, которую совместно заполняют командированный работник и бухгалтер предприятия. Она служит для обоснования списания расходов на командировку в бухгалтерском и налоговом учете организации. На лицевой стороне формы указывается общая сумма полученного аванса (включая суточные), а также остаток или перерасход средств, если таковые имеются.

Оборотная сторона формы №АО-1 представляет собой таблицу и предназначена для перечисления подтверждающих расходы документов, прилагающихся к авансовому отчету. Ее заполняет работник.

Ответы на вопросы: подтверждение командировочных расходов

Поскольку сумма в графе «Итого» этой таблицы должна соответствовать общей сумме отчета, списываемой предприятием, то суточные здесь также должны быть упомянуты. Но поскольку никаких подтверждающих суточные расходы документов работник представлять не обязан, то графы таблицы, предназначенные для реквизитов подтверждающих документов, остаются пустыми.

Работник просто пишет в графе «Наименование документа (расхода)»: «Суточные с такого-то по такое-то число», а в графе «Сумма расхода» — сумму, выданную в качестве суточных.

Больше ничего писать насчет суточных не нужно.

Правомерность учета этих затрат в качестве производственных, подтверждают документы, доказывающие производственный характер самой командировки, а также приказ о направлении в командировку и проездные документы.

Суточные учитываются организацией в размере фактических затрат. Законодательство не содержит лимитов размера суточных, их денежное значение регулируется внутренними актами организации.

В НК существует норматив суточных лишь в целях исчисления НДФЛ, но он не является ограничением самого размера суточных.

Тем не менее, принимая во внимание наличие этого норматива, в авансовом отчете обязательно надо указать даты/количество дней, на которые выдаются суточные.

Зачем нужен авансовый отчет

Авансовый отчет выступает обязательным условием процедуры выдачи денег подотчет. Работник должен отчитаться о совершенных тратах именно таким образом.

Этот документ относится к обязательной отчетности учреждения, а, следовательно, необходим к заполнению. Его основная цель – полный контроль над финансовыми расходами в бюджетной организации. С помощью такого документа можно не только проверить движение расходуемых средств, выданных на исполнение потребностей учреждения, но и списать произведенные траты.

Срок сдачи

В текущем финансовом году срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом, равно как и порядок заполнения, остались прежними.

Положения п. 6.3. Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У законодательно устанавливаютсроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. Он должен быть оформлен и представлен в бухгалтерию в течение 3-х дней по факту выхода сотрудника на работу.

Общие правила

Нет единого, законодательно регламентированного формального вида.

Бухгалтер может вести авансовую отчетность по унифицированной форме № АО-1 или же самостоятельно разработать формат, издав соответствующий приказ.

Документация может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса.

Существует ряд общепринятых правил заполнения (Постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):

  1. Отчетность формируется в пределах трехдневного срока с момента истечения периода, на который выданы подотчетные средства (его необходимо определить приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировочной поездки или же выхода работника после больничного, при условии, что указанный день возврата подотчета пришелся на время нетрудоспособности.
  2. При нарушении срока возвращения авансовых денег работодатель может применить к сотруднику санкции, в том числе и материальные.
  3. Бухгалтер оказывает полное содействие подотчетному лицу в заполнении.
  4. Заполненный и оформленный в соответствии со всеми правилами документ подписывается руководителем организации.
  5. К отчетности прилагается первичная документация, подтверждающая произведенные расходы (чеки, билеты, выписки, счета).

Порядок составления

Нужно отразить сведения:

  • информация об учреждении, номер и дата оформляемого документа;
  • о работнике, получившем авансирование;
  • величина выданных денежных средств и их целевое назначение;
  • фактические расходы (прикладываются все подтверждающие первичные документы).

В лицевой части также фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, а также главного бухгалтера и лица, получившего требуемую сумму под отчет.

Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов. После оформления и отрыва она остается у подотчетного лица.

На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов по отчету, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.

Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Так как она входит в номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.

Исправления исключены! При допущении помарок и тем более ошибок, придется оформлять новый бланк.

Отчет по командировке

В том случае, когда работник заполняет в связи с командировкой, порядок оформления остается прежним. Отчетность также должна быть представлена в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а подтверждающими первичными документами командировки будут проездные (авиа и ж/д) билеты, счета за гостиничное обслуживание, чеки. Без подтверждения остаются только суточные.

Составляется в одном экземпляре и подписывается всеми ответственными лицами.

Образец заполнения авансового отчета 2018г подотчетным лицом

Источник: https://bookerlife.ru/avansovyj-otchet-sutochnye/

Заполняем авансовый отчет по командировке

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

Как отразить суточные в авансовом отчете | Сделай все сам

Как оформляются суточные в авансовом отчете

В числе командировочных затрат, выплачиваемых работнику авансом, присутствует и такой пункт, как суточные.

Это так сказать «карманные деньги» командированного, которые он тратит на пропитание и прочие мелочи, которые достаточно сложно либо нереально удостоверить документально.

Подлинно, суточные являются исключительным видом командировочных затрат, тот, что работник не обязан подтверждать первичными документами.

Вам понадобится

  • форма авансового отчета №АО-1, сумма суточных

Инструкция

1. Авансовый отчет – форма, которую коллективно заполняют командированный работник и бухгалтер предприятия. Она служит для обоснования списания затрат на командировку в бухгалтерском и налоговом учете организации. На лицевой стороне формы указывается всеобщая сумма полученного аванса (включая суточные), а также остаток либо перерасход средств, если таковые имеются.

2. Оборотная сторона формы №АО-1 представляет собой таблицу и предуготовлена для перечисления подтверждающих расходы документов, прилагающихся к авансовому отчету. Ее заполняет работник.

От того что сумма в графе «Итого» этой таблицы должна соответствовать всеобщей сумме отчета, списываемой предприятием, то суточные тут также обязаны быть упомянуты.

Но от того что никаких подтверждающих суточные расходы документов работник представлять не обязан, то графы таблицы, предуготовленные для реквизитов подтверждающих документов, остаются пустыми.

Работник легко пишет в графе «Название документа (расхода)»: «Суточные с такого-то по такое-то число», а в графе «Сумма расхода» – сумму, выданную в качестве суточных. Огромнее ничего писать насчет суточных не необходимо. Закономерность учета этих расходов в качестве производственных, подтверждают документы, доказывающие производственный нрав самой командировки, а также приказ о направлении в командировку и проездные документы.

3. Суточные учитываются организацией в размере фактических расходов. Право не содержит лимитов размера суточных, их денежное значение регулируется внутренними актами организации.

В НК существует норматив суточных лишь в целях исчисления НДФЛ, но он не является лимитацией самого размера суточных.

Тем не менее, принимая во внимание присутствие этого норматива, в авансовом отчете неукоснительно нужно указать даты/количество дней, на которые выдаются суточные.

Совет 2: Как отразить командировочные расходы

Примерно всякий начальник сталкивается с необходимостью отправляться в командировки либо посылать работников для решения каких-нибудь вопросов, касающихся процветания кампании. Такие обстановки, безусловно, подразумевают некие затраты, которые именуются командировочными затратами. Эти расходы регулируются нормами Трудового кодекса.

Вам понадобится

  • – авансовые отчеты;
  • – чеки;
  • – квитанци;
  • – авиа и ж/д бмлеты;
  • – разные счета, подтверждающие факт оплаты каих-либо служб.

Совет 3: Как заполнить авансовый отчет по командировке

Служебные поездки, либо командировки, влекут за собой некоторые затраты, скажем, на проезд, проживание, службы связи и т.д. Для этого из кассы организации командированному работнику выдаются денежные средства.

Вернувшись, он должен отчитаться за потраченные суммы, предоставив чеки, квитанции, счета, убыточные, билеты.

На основе этих подтверждающих документов бухгалтер либо же сам работник оформляет авансовый отчет (форма №АО-1).

Вам понадобится

  • – подтверждающие документы;
  • – план счетов;
  • – калькулятор.

Совет 4: Как выплачивать суточные

Налоговым правом определен порядок выплаты суточных, которые полагаются работникам, пребывающим больше одного дня в командировке. Размер суточных устанавливается коллективным договором, расположением о командировках и зависит от региона, страны, куда отправляется эксперт по служебным делам.

Вам понадобится

  • – Налоговый кодекс РФ;
  • – документы работника;
  • – коллективный договор либо расположение о командировке;
  • – Трудовой кодекс РФ.

Оформление командировочных документов, расчет командировочных расходов

Как оформляются суточные в авансовом отчете

Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями.

Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.

После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места).  

Когда выплачивать аванс — до или после командировки?

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Окончательные расчеты производятся по возвращении сотрудника из командировки, после составления им авансового отчета и перечисления всех расходов, которые были произведены. Если выданный до командировки аванс не покрывает эти расходы, то сотруднику выплачивается оставшаяся сумма.

Но происходит это после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что зачастую бывают расходы, не обоснованные с точки зрения коммерческой деятельности. Предположим, в командировке сотрудник пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил чек к авансовому отчету.

Директор может посчитать эти расходы необоснованными, следовательно расходы в этом случае сотруднику не возместят.   

Как выдавать командировочные — из кассы организации или перечислять на банковскую карту сотрудника?

В данном случае возможны оба варианта.

Если деньги выдаются из кассы, то делается отметка, что они выданы на командировочные расходы. Кроме того, к расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление работника, в котором он просит выплатить ему денежные средства. Такое требование действует с 2012 года.

При перечислении командировочных на личную карту сотрудника в назначении платежа также указывается, что эти деньги на командировку или это суточные, в зависимости от того, как сформулирована в командировочном удостоверении цель командировки.

Заполнение командировочного удостоверения

Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается  командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы.

Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.

Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться  в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочного удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.

Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию.

Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной.

В течение трех рабочих дней после возращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.

Как заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет — это документ, к которому подшиваются все первичные документы, подтверждающие расходы.

На титульном листе вписываются:

  • ФИО работника
  • подразделение
  • дата авансового отчета

На оборотной стороне авансового отчета работник указывает:

  • наименования первичных документов или наименования расходов
  • сумму, указанную в документе
  • итоговую величину по совершенным расходам
  • подпись

После заполнения оборотной стороны авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет. Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал.

1. Транспорт

Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить. Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета.

Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке  из одного муниципального образования в другое. При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается.

2. Найм жилья

До 2012 года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем. Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать. Стоимость всей суммы в этом случае будет включена в расход.   

3. Представительские расходы

Во время командировки делегации могут возникнуть различные дополнительные расходы, например, связанные с затратами на рестораны и т д.

В таких случаях вступает в силу ограничение в части представительских расходов (не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный/налоговый период).

Если это ограничение не будет преодолено, то все расходы можно учитывать при расчете налогов (налога на прибыль или налога в связи с применением УСН).

Что делать, если расходы превысили допустимые нормы? В таких случаях  работодатель может возместить работнику все расходы, несмотря на то, что норма превышена, но учесть их при расчете налогов он сможет только в той части, на которую распространяется закон, а остальную часть списать на убытки.  

Размер суточных

В настоящее время закон позволяет выплачивать суточные, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц, в пределах 700 руб. в сутки. Но если, например, в командировку едет директор, то можно предположить, что 700 руб. в сутки ему не хватит. Ему могут назначить большую сумму, при этом сумма, превышающая 700 руб., будет облагаться налогом на доходы физических лиц в размере 13%.

В случае с загранкомандировками размер суточных варьируется в зависимости от того, в какую страну направляется командировочное лицо. Это также нормируется законом.  

Документы, утверждающие размер суточных

Величина суточных утверждается приказом директора, в котором можно прописать, каким категориям работников какая величина суточных устанавливается. Можно установить любой критерий (по отделам, должностям, фамилиям и т д.), который можно однозначно толковать и использовать при указании суточных в приказе.  

Расчет командировочных

Суточные выплачиваются за все дни нахождения сотрудника в командировке. Расчет командировочных производится по календарным дням из расчета среднего заработка.

Пример

Размер оклада сотрудника составляет 20 000 руб., он направляется в командировку. Но в прошлом месяце сотруднику выдали годовую премию в размере 100 000 руб. При расчете оплаты командировочных дней будет учитываться эта премия, выплаченная в прошлом месяце.

Она будет влиять на величину, которая ежедневно начисляется сотруднику. Если бы он работал этот месяц в организации и не направлялся в командировку, то получил бы 20 000 руб.

Но поскольку он поехал в командировку, то сумма, которую он получит, будет рассчитываться следующим образом:

Ошибки в расчете суточных  

Иногда бухгалтер неправильно начисляет сумму командировочных, и работник начинает выяснять, как ему рассчитали средний размер заработной платы.

Бывает, что не учли какие-то выплаты или вообще не посчитали командировку по среднему заработку, а просто начислили оклад.

Работник имеет право потребовать начисления заработной платы по среднему заработку, что существенно увеличит его выплаты в текущем месяце.

Бывают случаи, когда происходит и наоборот. Например, в прошлом месяце сотрудник перешел с одной должности на другую, и средняя заработная плата оказалась меньше, чем его оклад. В этом случае заработная плата за время нахождения в командировке будет меньше.  

Оплата выходных и переработок в командировке

Бывает, что сотруднику приходится не просто работать в командировке в выходной день, но еще и перерабатывать. Этого требуют служебные обстоятельства. В данном случае работнику необходимо предоставить подтверждение того, что у него действительно была переработка.

Подтверждение может быть оформлено непосредственно в той организации, в которой он работал. Например, факт переработок могут подтвердить в отделе кадров. При этом, помимо подтверждения, важно также иметь задание своего работодателя, прямо указывающее на то, что рабочий день в эти дни длился дольше на два часа.

Если работодатель не давал прямого указания на это, то он имеет право не оплачивать работнику эту переработку. Возможны случаи, когда недобросовестный работник вступает в сговор с той организацией, в которую приехал, и ему там оформляют документы, не соответствующие действительности.

Любые переработки инициируются  работодателем, сам работник не может себе продлить рабочий день.

То же самое касается и работы в выходные дни. Если работник, находясь в командировке, выходит на работу в выходные дни, то это должно быть согласовано с работодателем, должен быть оформлен приказ, и тогда его работа в выходные будет оплачена.

Если работодатель дает поручение сотруднику выйти и отработать в выходной или праздничный день, то оплата производится в соответствии с Трудовым кодексом в двойном размере. Но так как оплата командированного сотрудника производится из расчета средней заработной платы, то возникает вопрос, как ему посчитать работу в выходной день: увеличить в два раза средний заработок или оклад?

Работа в выходные дни в командировке оплачивается по двойному тарифу, то есть рассчитывается не средний заработок, а берется тариф или оклад, делится на количество рабочих дней, полученная в результате сумма умножается на 2.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.