Сроки сдачи табеля учета рабочего времени

Положение о табельном учете рабочего времени (образец)

Сроки сдачи табеля учета рабочего времени

УТВЕРЖДЕНОприказом _____________________________(наименование учреждения)от «___» ________ г. № ___

ПОЛОЖЕНИЕо табельном учете рабочего времени____________________________________________________________

(наименование учреждения)

1. Общие положения

1.1. Положение о табельном учете рабочего времени (далее по тексту – Положение) вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени работников (наименование учреждения).

1.2 Настоящее Положение определяет порядок учета рабочего времени работников и распространяется на всех работников независимо от условий заключенного трудового договора.

1.3 Для ведения табеля учета использования рабочего времени (далее по тексту – Табель) руководителем учреждения назначается ответственное лицо из числа работников (далее по тексту – Исполнитель).

1.4 В функциональные обязанности Исполнителя вводится контроль фактического времени пребывания работников подразделений на рабочем месте и ведение табельного учета. Исполнитель несет ответственность за правильное отражение в Табеле рабочего времени работников и своевременность представления Табеля главному бухгалтеру.

1.5 Исполнитель:

– ведет учет времени пребывания на рабочем месте основных работников учреждения, а также внешних и внутренних совместителей;– на основании приказов по личному составу и общим вопросам вносит в список работников изменения, связанные с их приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, предоставлением отпусков и другими изменениями;– осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте работников с извещением руководителя, заместителя руководителя о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;

– контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право работников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, приказов о направлении в командировки и других документов;

1.6 В случае невозможности Исполнителем временно исполнять функции по ведению табельного учета руководитель назначает своим приказом на этот период иное ответственное лицо.

1.7 Все сотрудники, в функциональные обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.

1.8 Ответственность за достоверность информации, отраженной в Табеле, несет руководитель структурного подразделения и Исполнитель.

1.9 В случае систематического или грубого нарушения регламента, содержащегося в настоящем Положении к Исполнителю могут быть применены меры дисциплинарного взыскания.

2. Порядок ведения и предоставления табеля учета использования рабочего времени

2.1 Табель учета использования рабочего времени ведется на бумажном носителе в унифицированной форме № 0504421, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.03.2015 г.

№ 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».

2.2 Табель составляется в 1 экземпляре Исполнителем, подписывается им, руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в сектор расчетов по заработной плате финансового отдела.

2.3 Табель открывается с начала месяца и заполняется на основании явок и документов по учету личного состава. В целях своевременного расчета и выплаты заработной платы допускается заполнение Табеля досрочно.

2.4 При заполнении колонки № 1 Табеля Ф.И.О. работников вносятся полностью и в алфавитном порядке.

2.5 Если работник работает по основной должности и по совместительству в

https://www.youtube.com/watch?v=V11SD0Tp39E

одном и том же структурном подразделении, то его фамилия в Табель вносится два раза – как основного сотрудника и как совместителя.

2.6 В колонке № 4 Табеля заполняется наименование должности и размер занимаемой ставки (например учитель – 1,0 ст. ; или учитель – 0,75 ст.).

2.7 В колонках № 5-36 Табеля отмечаются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка – неявки, ежегодные оплачиваемые отпуска, ученические отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по беременности и родам, листки нетрудоспособности, командировки и другие случаи.

2.8 Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений (например, отпуск 10 дней, дни нетрудоспособности 5 дней, рабочих дней – 8), то заполняется через знак «/» (например, колонка № 37: – «дни неявок» – верхняя часть 10/5, нижняя часть О/Б; – «дни явок» – верхняя часть 8, нижняя – Я).

2.9 Если работник в расчетный период болел, но листок временной нетрудоспособности не представил, в Табеле проставляется «НН». После предоставления работником листка нетрудоспособности Исполнитель сдает корректирующий Табель с листком нетрудоспособности.

2.10 Не явившиеся на работу, опоздавшие и преждевременно ушедшие с работы представляют руководителю оправдательные документы или письменные объяснения в первый день выхода на работу после совершенного нарушения.

2.11 Причины неявок на работу должны быть подтверждены соответствующими документами.

2.12 Если работник отсутствовал более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие в установленном порядке не предоставлены, работнику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит. Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством.

2.13 В случае непредставления работником листка нетрудоспособности заместитель руководителя по АХЧ составляет акт об отсутствии работника на рабочем месте и прилагает к нему объяснительную записку работника.

2.14 При отсутствии на рабочем месте на основании приказов по личному составу, в связи с отпусками, служебными командировками, стажировками и другое работник обязан до своего убытия сообщить Исполнителю соответствующие даты или сроки нахождения вне учреждения.

2.15 При переводе работника на другую должность или увольнении в течение отчетного месяца сведения о данном работнике исключаются из табеля со следующего месяца.

2.16 Исправления и дополнения в Табеле на бумажном носителе не допускаются. В случае необходимости внесения изменений в сданный Табель (например, в случае выяснения причин отсутствия работника на работе) составляется исправительный Табель по конкретному работнику.

2.17 Если работник находился в служебной командировке, в Табеле проставляются дни его командировки (так как эти дни будут оплачены по средней заработной плате) и обязательно прикладывается копия приказа о направлении работника в командировку.

2.18 Если у работника в течение месяца не было отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, то в строке напротив фамилии данного работника ничего не проставляется.

2.19 При формировании Табеля в ячейках календарных дней месяца расчетного периода до принятия работника и (или) после его увольнения указывается прочерк.

2.20 Исполнитель передает главному бухгалтеру подписанный Табель:

– за 1-ую половину месяца (с 1 по 15 число) – не позже 12-го числа каждого месяца;
– за весь месяц (с 1 по 31 число) – не позже 20-го числа каждого месяца.

2.21 В строке «Вид табеля» указывается значение «первичный», если после

сдачи основного Табеля необходимо внести изменения, Исполнитель представляет корректирующий Табель с изменениями, прикладывает к нему документы, подтверждающие измененные данные (листки временной нетрудоспособности, приказы о командировках, справки-вызовы и другие

документы), при этом при заполнении строки «Номер корректировки» указывается:

– цифра «0» проставляется в случае представления первичного Табеля;
– цифры, начиная с «1», проставляются согласно порядковому номеру корректирующего Табеля (корректировки) за соответствующий расчетный период. Данные корректирующего Табеля служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления заработной платы.

2.22 При увольнении работника корректирующий Табель сдается вместе с копией приказа на увольнение главному бухгалтеру.

2.23 При заполнении Табеля применяются следующие условные обозначения:

Наименование показателяОбозначения (код)
Выходные и нерабочие праздничные дниВ
Очередные и дополнительные отпускаО
Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родамБ
Отпуск по уходу за ребенкомОР
Часы сверхурочной работыС
ПрогулыП
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)НН
Неявки с разрешения администрации, отпуск без сохранения заработной платыА
Учебный дополнительный отпускОУ
Работа в выходные и нерабочие праздничные дниРП
Фактически отработанные часыФ
Служебные командировкиК

В случае наличия двух и более причин отклонения применяется сложный код, буквенные обозначения которого записываются через пробел. Например, служебная командировка, приходящаяся на выходные и праздничные дни, будет иметь обозначение – К В.

3. Заключительное положение

3.1 Оригиналы Табелей в течение пяти лет хранятся в секторе расчетов по заработной плате финансового отдела.

Источник: https://www.audar-info.ru/service/formBlank/view/sec_id/52/id/2639/

Когда заполняется табель учета рабочего времени

Сроки сдачи табеля учета рабочего времени

Когда и как заполняется табель учета рабочего времени, подробно описано в Постановлении Комитета по статистике «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации».

Обязанность учитывать отработанное подчиненными время возложена на руководителя в ст. 91 Трудового кодекса. Унифицированные формы разрешено не применять с 2013 года. Можно разработать и утвердить свои. Однако зачем изобретать велосипед, если все уже давно придумано?

На основании данных табеля осуществляется расчет зарплаты сотрудникам предприятия. Поэтому точность и аккуратность его заполнения — это главное требование.

Если вам непонятно, как правильно учитывать отработанные часы, или есть другие вопросы по кадровому делопроизводству, обращайтесь к юристам. Неправильно рассчитанная зарплата на основании ошибочно заполненного табеля — повод для серьезной проверки.

Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно:
оформи заявку и система подберет подходящие компании!

По этой услуге подключено 102 компаний

Начать подбор в несколько кликов >

Кто заполняет табель

Оформление табеля обычно поручается кадровой службе предприятия или бухгалтеру-расчетчику. Если учреждение большое, в нем выделяется отдельный штатный сотрудник для регистрации рабочего времени — табельщик.

Организация может воспользоваться специально разработанными унифицированными формами, а может разработать и утвердить свои. Единый порядок ведения бухгалтерского учета установлен для закрытого перечня организаций. Это:

  • органы госвласти;
  • местное самоуправление;
  • внебюджетные фонды;
  • муниципальные предприятия.

Они обязаны применять табель учета рабочего времени по форме 0504421 — так постановил приказ Минфина РФ No52н. Остальные свободны в выборе и обычно выбирают форму Т-12 или Т-13. Разницы между ними практически нет, первая применяется при ручном ведении делопроизводства, вторая — при автоматизации обработки кадровых документов.

Требования к оформлению учетных форм

Условные обозначения для оформления и внесения данных в табель размещены на первой странице формы Т-12. Их можно использовать и для Т-13. На основании этих обозначений организация может разрабатывать собственные символы, добавлять столбцы или строчки, исходя из специфики организации. Для 0504421 утверждены свои коды, обязательные для бюджетных организаций.

Требование к ведению табеля одно — чтобы из него было видно, где находился сотрудник в определенный час. Табельщик может фиксировать явки и неявки на работу — это сплошная регистрация. Могут фиксироваться только неявки.

Заполненный документ должен быть подписан руководителем. Поэтому расчетный лист, составленный по форме Т-13, также распечатывается и подается на подпись.

Когда заполняется и сдается табель учета

Когда нужно заполнять табель — каждый день или в конце месяца? На этот вопрос каждый отвечает для себя сам — так, чтобы реестр отработанных часов был полным и корректным.

Для этого необходимо, чтобы кадровая служба своевременно узнавала обо всех изменениях в графике работ служащих.

Поэтому оптимальным будет занесение информации в табель сразу, как только пришли сведения о том, что работник заболел, в отпуске и т.д.

Нужно ли заполнение табеля связывать с количеством выплат — зарплаты и аванса? В основном, в организациях аванс выплачивают в виде фиксированной суммы, а рассчитывают только зарплату. Поэтому при авансировании бухгалтерия не требует табель рабочего времени. Соответственно, его надо сдавать один раз в месяц.

Если же на предприятии начисляют и аванс, и зарплату, исходя из фактически проработанных часов, заполненная ведомость подается два раза в месяц.

Кадровики не рекомендуют сдавать табель раньше. Отчетным периодом признается месяц, значит, документ должен начинаться первым числом, заканчиваться — последним.

Так вы избежите проблем с исправлениями или оформлением корректирующего табеля, если в последних числах месяца сотрудник не выйдет на работу.

Корректирующие документы в кадровом делопроизводстве — не редкость. Как правило, изменения вносятся, если работник не предупредил о невыходе по уважительной причине и в табеле проставлено «НН». Заполнение корректирующего документа, в основном, аналогично обычному. Небольшая разница:

  • он составляется только на тех людей, в отношении которых нужна коррекция;
  • в названии ставится слово «корректирующий».

Резюмируем: законодательно обусловленных форм учета рабочего времени нет. Коммерческие организации могут следовать рекомендациям, а могут изобретать свои способы. Обязанность работодателя — вести подсчет фактически отработанных часов и правильно начислять зарплату.

Если фиксации рабочих дней совсем нет, инспекция по труду может счесть это нарушением Трудового кодекса. В этом случае ответственность работодателя может выразиться в предупреждении, а может и в штрафе — от 1000 до 5000 руб. для ИП. Организация будет оштрафована на сумму от 30 000 до 50 000 руб.

Источники:

Табель учета рабочего времени (Т-12)

Условные обозначения в табеле

Источник: https://rtiger.com/ru/journal/kogda-zapolnyaetsya-tabel-ucheta-rabochego-vremeni/

Учет рабочего времени | Табель учета рабочего времени | Cуммированный учет рабочего времени

Сроки сдачи табеля учета рабочего времени

В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:

— Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ);

— Федеральному закону от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);

— Постановлению Госкомстата РФ № 1 от 1.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата № 1).

С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы. Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно. Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.

Режим работы

Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:

  • ненормированный рабочий день;
  • режим гибкого рабочего времени;
  • сменная работа;
  • разделение рабочего дня на части и др.

Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.

В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.

Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.

Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).

Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день». Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.

Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.

В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.

В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов).

Табель учета рабочего времени

Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель.

Традиционно используются унифицированные форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1).

Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр

Узнать больше

Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.

Заполнение табеля может быть организовано по-разному:

  • регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);
  • сплошное фиксирование всех явок и неявок.

Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.

Поденный и суммированный учет рабочего времени

Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем.

Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени.

Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст. 100 ТК РФ).

При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.

При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем.

Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю.

Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое. Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал.

В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале показатели совпали.

В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю.

Сменный режим работы

Особо следует поговорить про сменный режим работы. Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда. Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно.

Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре. Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:

  1. Издать приказ о смене режима работы для предприятия в целом или для отдельных сотрудников.
  2. Отразить это изменение в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре (ч. 1. ст. 100 ТК РФ).
  3. Составить графики сменности. Унифицированной формы графика нет, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает учетной политикой по бухгалтерскому учету. График работы — это обязательный документ для сменного режима работы. Его можно утвердить как отдельную форму или сделать приложением к локальному нормативному акту.
  4. Прописать изменения в допсоглашении к трудовому договору. Режим работы относится к обязательным условиям, а это значит, что работодатель должен за 2 месяца предупредить сотрудника и заручиться его согласием. Если сотрудник отказывается от работы в изменившихся условиях, следует предложить ему иную должность с прежним графиком. В случае несогласия сотрудника на работу в новых условиях возможно расторжение трудового договора по причине отказа от работы в новых условиях (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
  5. Не позднее чем за месяц ознакомить сотрудников с графиком работы посменно.

При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни.

Особые случаи

Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).

В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен.

Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы.

В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).

Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря.

При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст.

 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08.08.1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341).

Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.

Источник: https://kontur.ru/articles/4314

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.