Табель учета рабочего времени бюджетной организации

Табель учета рабочего времени в учреждении: ведем правильно

Табель учета рабочего времени бюджетной организации

Трошина О., эксперт журнала

В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об учете рабочего времени на основании приказов (распоряжений) руководителя учреждения отражаются в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) лицом, ответственным за его составление.

Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для расчета заработной платы сотрудников учреждения и для составления на его основе расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402).

Рассмотрим особенности заполнения табеля (ф. 0503421).

Для начала отметим, что все государственные (муниципальные) бюджетные учреждения в силу норм ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[1], Приказа № 52н[2] в своей работе применяют для учета рабочего времени табель (ф. 0504421).

Применение другой формы законодательством РФ не предусмотрено. При этом в табель (ф. 0504421) допускается внесение дополнительной информации, необходимой субъекту учета (данная норма предусмотрена в методических рекомендациях, утвержденных Приказом № 52н).

Исключать имеющуюся в табеле (ф. 0504421) информацию (графы, строки) недопустимо.

Относительно правил заполнения этой формы отметим следующее:

Способы заполнения табеля (ф. 0504421) (приложение 5 к Приказу № 52н)
Регистрация случаев отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядкаОтражение фактических затрат рабочего времени

Выбор способа заполнения табеля (ф. 0504421) определяется актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения. При этом в графах 20 и 37 табеля (ф. 0504421) предусмотрено отражение информации в разрезе только «явок» или только «неявок».

Выбор соответствующего способа отражения информации в табеле (ф. 0504421) устанавливается актом учреждения в рамках формирования его учетной политики. Таким образом, при заполнении табеля (ф.

 0504421) допускается фиксировать исключительно случаи отклонений от нормального использования рабочего времени (выходные и праздничные дни, очередные, дополнительные отпуска и т. п.).

Если учреждение зафиксировало в своей учетной политике заполнение табеля путем регистрации случаев отклонений, то по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, отражаются:

  • в верхней половине строки – часы отклонений;
  • в нижней половине строки – условные обозначения отклонений, часы работы в ночное время.

При заполнении табеля (ф. 0504421) применяются условные обозначения, в том числе:

Выходные и нерабочие праздничные дниВ
Работа в ночное времяН
Выполнение государственных обязанностейГ
Очередные и дополнительные отпускаО
Неявки с разрешения администрацииА
Фактически отработанные часыФ
Служебные командировкиК

Учреждение вправе вводить дополнительные условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с регистрацией отклонений

 В табеле (ф. 0504421) в соответствии с утвержденной учетной политикой учреждения отражается регистрация отклонений. Заведующий отделом (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 19.06.2017 по 30.06.2017 находился в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Бухгалтер (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 13.06.2017 по 16.06.2017 находился в командировке, остальные дни отработал полностью. Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.

2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью.

https://www.youtube.com/watch?v=u50g8OmxGjk\u0026list=PLugPQwTTv3vtAsSUY9WHq1gqCWz0oeiEg

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с регистрацией отклонений от нормального использования рабочего времени за июнь 2017 года:

В данном случае в табеле указываются только сведения об отсутствии работника на рабочем месте по каким-либо обстоятельствам, в итог выносятся дни (часы) неявок его на работу.

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с регистрацией фактических затрат рабочего времени

 Предположим, что учетной политикой учреждения установлено: в табеле (ф. 0504421) отражаются фактические затраты рабочего времени сотрудников учреждения. Воспользовавшись условиями, приведенными в предыдущем примере, рассмотрим, как будет выглядеть фрагмент табеля (ф. 0504421).

Заведующий отделом (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 19.06.2017 по 30.06.2017 находился в ежегодном оплачиваемом отпуске. Бухгалтер (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 13.06.2017 по 16.06.

2017 находился в командировке, остальные дни отработал полностью. Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.

2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью.

Фрагмент табеля учета использования рабочего времени за июнь 2017 года заполняется следующим образом:

Обращаем ваше внимание на то, что при использовании этого способа заполнения табеля (ф. 0504421) в нем отражается только фактически отработанное время. Дни неявок обозначаются соответствующим кодом.

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника двух отклонений в один день

 При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой – условное обозначение вида отклонений, а знаменатель – часы работы. Например, в случае, когда время работы приходится и на дневное, и на ночное время, через дробь напротив фамилии такого работника следует указать фактическое время его работы ночью (код Н).

Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью. Кроме того, 25.06.2017 он отработал 1 ч в ночное время. В табеле (ф. 0504421) отражается регистрация отклонений.

В этом случае табель на этого работника будет заполняться следующим образом:

При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле (ф. 0504421) повторяется.

при наличии у работника более двух отклонений в один день

 Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.

В соответствии со ст. 171, 172 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей.

В этом случае табель на указанного работника будет заполняться следующим образом:

Учреждение вправе вводить дополнительные условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с использованием дополнительных обозначений

 Сотрудница (кассир) работает на условиях неполного рабочего дня 

(4 ч) в связи с нахождением в отпуске по уходу за ребенком. Учетной политикой предусмотрено в данной ситуации применять при заполнении табеля (ф. 0504421) обозначение «ОРФ».

В этом случае табель на работника будет заполняться следующим образом при условии регистрации в нем фактически отработанного времени (дней явок):

При обнаружении работником, ответственным за составление и представление табеля (ф. 0504421), факта неотражения отклонений или неполноты представленных сведений об учете рабочего времени необходимо учесть такие изменения, составить и представить в установленные сроки коррекционный табель (ф. 0504421). При этом если первоначально табель (ф.

 0504421) представлялся за соответствующий расчетный период с указанием значения «первичный» и цифры «0», то при внесении необходимых изменений ставится значение «корректирующий» с указанием порядкового номера корректировки – цифры начиная с 1. Сведения из корректирующего табеля (ф.

 0504421) служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления заработной платы.

* * *

Сформулируем основные мысли, изложенные в статье:

  • учреждение использует табель (ф. 0504421), заполняя его одним из предусмотренных Приказом № 52н способом – путем регистрации явок или неявок на работу;
  • учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики;
  • при наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки табеля (ф. 0504421) записывается в виде дроби. Если отклонений более двух, то на работника заполняются две строки табеля (ф. 0504421);
  • в случае обнаружения ошибки и (или) отражения неполной информации работник, ответственный за составление табеля, вносит исправления и представляет за соответствующий расчетный период корректирующий табель (ф. 0504421) с указанием его вида и порядкового номера корректировки.

[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

[2] Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». 

Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение, №8, 2017 год

Источник: https://www.audar-press.ru/tabel-ucheta-rabochego-vremeni-v-uchrezhdenii

Заполнение табеля по форме 0504421 для бюджетных учреждений в 2021 году

Табель учета рабочего времени бюджетной организации

> кадровые документы > Заполнение табеля по форме 0504421 для бюджетных учреждений в 2021 году

Табель учета рабочего времени форма по ОКУД 0504421 – это типовой бланк документа, используемого для отражения сведений об отработанном работниками времени. Предназначен бланк для бюджетных учреждений. Форма табеля по ОКУД 0504421, действующая в 2017 году, утверждена приказом Минфина РФ №52н от 30.03.15. Скачать актуальный бланк и образец заполнения в 2017 году можно в excel бесплатно ниже.

Учет рабочего времени является важным моментом для всех участников трудовых отношений – работодатель хочет оплачивать труд только по факту, а работник не имеет желание получать недоплату за тяжелый рабочий процесс.

Что собой представляет табель учета рабочего времени?

Это установленная форма документа, складываемая в виде таблицы и содержащая основные сведения относительно соблюдения рабочего графика.

https://www.youtube.com/watch?v=Tzfwfb7D1Wk\u0026list=PLugPQwTTv3vtAsSUY9WHq1gqCWz0oeiEg

Данный документ является основанием для начисления заработной платы и выплат за переработку, а также для взыскания штрафов за необоснованные прогулы или отлучение от рабочего места.

Ответственным за составление табеля по приказу руководителя обычно становится начальник отдела или бухгалтер, иногда эта обязанность может вменяться менеджеру или начальнику цеха.

Формы табеля

Нормативными актами утверждены формы таких документов, согласно которым доступно эффективно вести учет отработанных часов для вычитания зарплаты и ведения статистики.

На предприятиях используются следующие бланки табеля учета рабочего времени:

  • Форма 0504421 – для бюджетных учреждений и организаций. Порядок заполнения этого бланка рассмотрим в статье ниже. Внизу приведен образец заполнения и бланк формы 0504421, актуальные на 2017 год;
  • Форма Т-12 имеет универсальное формирование, что делает возможным ее применения для различных юридических лиц, она приемлема для заполнения на компьютере;
  • Форма Т-13 – используется на предприятиях с системой контроля входа/выхода, данная форма также больше подходит для заполнения посредством оргтехники.

Важно: табель учета в конце месяца должен подписать руководитель предприятия для дальнейшей его передачи бухгалтеру.

Особенности заполнения табеля форма по ОКУД 0504421

Прямое предназначение данного табеля – учет рабочего времени, но при этом он имеет название «Учет использования рабочего времени», в документе идет полное отражения режима работы бюджетного учреждения.

В нем иногда существуют подобные записи:

  • Выходные по учебе;
  • Учебный отпуск;
  • Замещение в группе продленного дня.

Ведется бланк форма 0504421 согласно общепринятым стандартам:

  • Имеется только один экземпляр;
  • Открывается за 2 – 3 дня до начала расчетного периода;
  • Ведется согласно унифицированной форме без изменений;
  • В конце периода подписывается руководителем.

В данном документе доступно использование сплошной для обозначения явки или неявки с обозначением отклонений.

Форма и реквизиты табеля учета рабочего времени

Сама форма 0504421 имеет определенные отличия от прочих.

В первую очередь, в шапке бланка необходимо указывать кроме обязательных идентификационных данных цифровой код вида документа.

К примеру, если документация сдается без изменений от начала ее ведения, то необходимо указать 0 – это значит, что она первичная, если происходят изменения, то указывается цифра согласно количеству изменений.

Первые 4-е графы формы табеля рабочего времени заполняются сразу, в них указывается – ФИО работника, табельный номер и должность, остальные заполняются по мере получения информации.

Если вдруг происходит отклонения от общего режима необходимо в верхней части документа указать данное происшествие в часах, а в нижней поставить букву, которая будет указывать на причину.

Графы 20 и 37 предназначены для обозначения промежуточного и месячного итога.

Больше в таблице не стоит выполнять каких-либо расчетов, все остальные мероприятия по подсчету часов и вычитанию заработной платы проводит бухгалтер.

Особенности некоторых обозначений в форме 0504421

Каждое отсутствие имеет свое обозначение согласно причине.

Отпуск имеет много интерпретаций, так как он может происходить за свой счет, по уходу за ребенком или по графику. Обозначения отпуска в табеле учета рабочего времени:

  • Отпуск по уходу за ребенком обозначается ОР, с момента окончания больничного по родам и до 3-летнего возраста малыша;
  • По графику проставляется обозначение ОТ или ОД, если отпуск дополнительный;
  • За свой счет обозначается в форме 0504421 буквенным набором ОЗ или ДО, все зависит от степени согласования с руководством, так как согласно законодательству, работник имеет право на такие дни без согласования по уважительным причинам – рождение ребенка, смерть родных и прочее;
  • Для сдачи сессии, сегодня такое совмещение достаточно распространенное, и законодательство дает право учащемуся получать отпуск по стандартной процедуре на период сессии, в таком случае используется буква У, при этом если работник во время сессии заболел и не успел своевременно выйти из отпуска проставляется Б, которое следует доказать посредством справки;
  • Для обозначения больничного по беременности и родам применяется символ Р.

Работа с любой отчетной документацией требует предельного внимания и ответственности, для заполнения любой из подобных форм необходимо заранее изучить инструкции и буквенные обозначения, чтобы весь период отобразить в соответствии с требованиями.

Бланк и образец 2017

Скачать бланк табеля учета рабочего времени форма по ОКУД 0504421 в excel – скачать.

Скачать образец табеля форма 0504421 при заполнении в 2017 году – скачать.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: https://buhland.ru/tabel-po-forme-0504421/

Положение о табельном учете рабочего времени (образец)

Табель учета рабочего времени бюджетной организации

УТВЕРЖДЕНОприказом _____________________________(наименование учреждения)

от «___» ________ г. № ___

ПОЛОЖЕНИЕо табельном учете рабочего времени____________________________________________________________

(наименование учреждения)

1. Общие положения

1.1. Положение о табельном учете рабочего времени (далее по тексту – Положение) вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени работников (наименование учреждения).

1.2 Настоящее Положение определяет порядок учета рабочего времени работников и распространяется на всех работников независимо от условий заключенного трудового договора.

1.3 Для ведения табеля учета использования рабочего времени (далее по тексту – Табель) руководителем учреждения назначается ответственное лицо из числа работников (далее по тексту – Исполнитель).

1.4 В функциональные обязанности Исполнителя вводится контроль фактического времени пребывания работников подразделений на рабочем месте и ведение табельного учета. Исполнитель несет ответственность за правильное отражение в Табеле рабочего времени работников и своевременность представления Табеля главному бухгалтеру.

1.5 Исполнитель:

– ведет учет времени пребывания на рабочем месте основных работников учреждения, а также внешних и внутренних совместителей;– на основании приказов по личному составу и общим вопросам вносит в список работников изменения, связанные с их приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, предоставлением отпусков и другими изменениями;– осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте работников с извещением руководителя, заместителя руководителя о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;

– контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право работников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, приказов о направлении в командировки и других документов;

1.6 В случае невозможности Исполнителем временно исполнять функции по ведению табельного учета руководитель назначает своим приказом на этот период иное ответственное лицо.

1.7 Все сотрудники, в функциональные обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.

1.8 Ответственность за достоверность информации, отраженной в Табеле, несет руководитель структурного подразделения и Исполнитель.

1.9 В случае систематического или грубого нарушения регламента, содержащегося в настоящем Положении к Исполнителю могут быть применены меры дисциплинарного взыскания.

2. Порядок ведения и предоставления табеля учета использования рабочего времени

2.1 Табель учета использования рабочего времени ведется на бумажном носителе в унифицированной форме № 0504421, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.03.2015 г.

№ 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».

2.2 Табель составляется в 1 экземпляре Исполнителем, подписывается им, руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в сектор расчетов по заработной плате финансового отдела.

2.3 Табель открывается с начала месяца и заполняется на основании явок и документов по учету личного состава. В целях своевременного расчета и выплаты заработной платы допускается заполнение Табеля досрочно.

2.4 При заполнении колонки № 1 Табеля Ф.И.О. работников вносятся полностью и в алфавитном порядке.

2.5 Если работник работает по основной должности и по совместительству в

https://www.youtube.com/watch?v=V11SD0Tp39E

одном и том же структурном подразделении, то его фамилия в Табель вносится два раза – как основного сотрудника и как совместителя.

2.6 В колонке № 4 Табеля заполняется наименование должности и размер занимаемой ставки (например учитель – 1,0 ст. ; или учитель – 0,75 ст.).

2.7 В колонках № 5-36 Табеля отмечаются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка – неявки, ежегодные оплачиваемые отпуска, ученические отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по беременности и родам, листки нетрудоспособности, командировки и другие случаи.

2.8 Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений (например, отпуск 10 дней, дни нетрудоспособности 5 дней, рабочих дней – 8), то заполняется через знак «/» (например, колонка № 37: – «дни неявок» – верхняя часть 10/5, нижняя часть О/Б; – «дни явок» – верхняя часть 8, нижняя – Я).

2.9 Если работник в расчетный период болел, но листок временной нетрудоспособности не представил, в Табеле проставляется «НН». После предоставления работником листка нетрудоспособности Исполнитель сдает корректирующий Табель с листком нетрудоспособности.

2.10 Не явившиеся на работу, опоздавшие и преждевременно ушедшие с работы представляют руководителю оправдательные документы или письменные объяснения в первый день выхода на работу после совершенного нарушения.

2.11 Причины неявок на работу должны быть подтверждены соответствующими документами.

2.12 Если работник отсутствовал более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие в установленном порядке не предоставлены, работнику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит. Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством.

2.13 В случае непредставления работником листка нетрудоспособности заместитель руководителя по АХЧ составляет акт об отсутствии работника на рабочем месте и прилагает к нему объяснительную записку работника.

2.14 При отсутствии на рабочем месте на основании приказов по личному составу, в связи с отпусками, служебными командировками, стажировками и другое работник обязан до своего убытия сообщить Исполнителю соответствующие даты или сроки нахождения вне учреждения.

2.15 При переводе работника на другую должность или увольнении в течение отчетного месяца сведения о данном работнике исключаются из табеля со следующего месяца.

2.16 Исправления и дополнения в Табеле на бумажном носителе не допускаются. В случае необходимости внесения изменений в сданный Табель (например, в случае выяснения причин отсутствия работника на работе) составляется исправительный Табель по конкретному работнику.

2.17 Если работник находился в служебной командировке, в Табеле проставляются дни его командировки (так как эти дни будут оплачены по средней заработной плате) и обязательно прикладывается копия приказа о направлении работника в командировку.

2.18 Если у работника в течение месяца не было отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, то в строке напротив фамилии данного работника ничего не проставляется.

2.19 При формировании Табеля в ячейках календарных дней месяца расчетного периода до принятия работника и (или) после его увольнения указывается прочерк.

2.20 Исполнитель передает главному бухгалтеру подписанный Табель:

– за 1-ую половину месяца (с 1 по 15 число) – не позже 12-го числа каждого месяца;
– за весь месяц (с 1 по 31 число) – не позже 20-го числа каждого месяца.

2.21 В строке «Вид табеля» указывается значение «первичный», если после

сдачи основного Табеля необходимо внести изменения, Исполнитель представляет корректирующий Табель с изменениями, прикладывает к нему документы, подтверждающие измененные данные (листки временной нетрудоспособности, приказы о командировках, справки-вызовы и другие

документы), при этом при заполнении строки «Номер корректировки» указывается:

– цифра «0» проставляется в случае представления первичного Табеля;
– цифры, начиная с «1», проставляются согласно порядковому номеру корректирующего Табеля (корректировки) за соответствующий расчетный период. Данные корректирующего Табеля служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления заработной платы.

2.22 При увольнении работника корректирующий Табель сдается вместе с копией приказа на увольнение главному бухгалтеру.

2.23 При заполнении Табеля применяются следующие условные обозначения:

Наименование показателя

Обозначения (код)

Выходные и нерабочие праздничные дни

В

Очередные и дополнительные отпуска

О

Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам

Б

Отпуск по уходу за ребенком

ОР

Часы сверхурочной работы

С

Прогулы

П

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

НН

Неявки с разрешения администрации, отпуск без сохранения заработной платы

А

Учебный дополнительный отпуск

ОУ

Работа в выходные и нерабочие праздничные дни

РП

Фактически отработанные часы

Ф

Служебные командировки

К

В случае наличия двух и более причин отклонения применяется сложный код, буквенные обозначения которого записываются через пробел. Например, служебная командировка, приходящаяся на выходные и праздничные дни, будет иметь обозначение – К В.

3. Заключительное положение

3.1 Оригиналы Табелей в течение пяти лет хранятся в секторе расчетов по заработной плате финансового отдела.

Источник: https://www.audar-info.ru/service/formBlank/view/sec_id/52/id/2639/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.